Một Số Thủ Thuật Hay Khi Sử Dụng Mail

Hôm nay, mình sẽ giới thiệu đến các bạn một số thủ thuật hữu ích khi sử dụng Gmail. Một trong những phần mềm không thể thiếu đối với nhiều người, đặc biệt là những bạn dân văn phòng.

1. bật chức năng"Undo Send" trên Gmail

Undo Send là tính năng cho phép người dùng huỷ tin nhắn vừa gửi trong một thời gian nhất định tối đa là 30 giây. Để sử dụng tính năng này bạn có thể làm theo những bước sau:

•    Đăng nhập Gmail

•    Lựa chọn biểu tượng thiết lập góc trên bên phải màn hình

•    Chọn Settings (Cài Đặt). Ở mục General, bạn tìm mục Undo Send

•    Lựa chọn Enable Undo Send để kích hoạt tính năng. Sau đó, tùy vào nhu cầu sẽ để thời gian phù hợp.

2. Sử dụng Gmail ở chế độ Offline

Tất nhiên, trong khi làm việc thì điều kiện cần đầu tiên chắc chắn là bạn sẽ phải sử dụng kết nối Internet rất nhiều để tìm thông tin, trao đổi với khách hàng,... Tuy nhiên, trong trường hợp đột nhiên máy tính ở công ty gặp vấn đề hay mất kết nối mạng thì sao, công việc của bạn sẽ buộc phải bị trì trệ?

Không hề, bạn vẫn có thể sử dụng Gmail ở chế độ Offline, thông qua một tiện ích mở rộng (extension) được Google phát triển, có tên là Gmail Offline. Cách cài đặt thì rất đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào đường link rồi tải về như bình thường là xong.

Một cách khác là bạn cũng có thể truy cập vào đây, sau đó đồng ý với các điều khoản của Google, cho phép Gmail đồng bộ thư để đọc hoặc làm việc khi ở chế độ Offline là xong. Bạn thậm chí còn có thể soạn thảo một email và thư đó sẽ tự động gửi đi ngay khi thiết bị của bạn có kết nối Internet trở lại.

3. Sử dụng tính năng "canned responses" để tiết kiệm thời gian trả lời thư

“Canned Responses” là tính năng giúp người dùng soạn thảo nhanh nội dung trả lời cho những email có nội dung tương tự nhau, kết hợp với bộ lọc trong Gmail sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trước những email lặp đi lặp lại.

Bạn có thể sử dụng chúng như một bản email mẫu, để trả lời một câu hỏi thường gặp hay một thứ gì đó mà bạn có thể dễ dàng thay đổi như thư xin việc để gửi hồ sơ xin việc... hoặc đơn giản là trả lời các yêu cầu của khách hàng. 

Để kích hoạt tính năng này trên hộp thư Gmail, bạn chỉ cần truy cập vào Gmail > Settings (Cài Đặt) > Labs > Canned Responses (Tự động trả lời thư). Tiếp theo, bạn hãy nhập chủ đề và nội dung cho thư cần trả lời rồi nhấn vào mục "Save Changes" (Lưu thay đổi) là xong.